以EMS方式郵寄法律文件的實務(wù)問題及操作規(guī)范
日期：2017/12/18
本律師在大量訴訟及仲裁案件中發(fā)現(xiàn)因法律文件送達(dá)不規(guī)范導(dǎo)致相關(guān)法律事實無法證明，最終裁判結(jié)果與當(dāng)事人預(yù)料的不一致甚至完全相反的情況。
郵寄EMS文件，是一件小事，但在你需要的時候，卻可能成為案件成敗的關(guān)鍵。
法律行為的實施要注重每一個細(xì)節(jié)，對其操作以動態(tài)化規(guī)范明晰可能遠(yuǎn)比關(guān)注靜態(tài)法律文本更有價值。
一、以EMS方式郵寄法律文件不規(guī)范產(chǎn)生的常見問題
依本律師多年的法律服務(wù)經(jīng)驗，現(xiàn)將因郵寄送達(dá)程序不完善，導(dǎo)致訴訟或仲裁中遇到的常見問題大致總結(jié)如下：
1、EMS面單原件無法找到。
庭審時面單原件無法出示，對方當(dāng)事人又否認(rèn)收到該文件。如該文件的送達(dá)構(gòu)成某一法律事實的生效要件，則該法律事實可能因無其他間接證據(jù)的印證，無法被認(rèn)定發(fā)生了相應(yīng)的法律后果。（例如：合同終止、解除、債權(quán)讓與通知等。）
2、EMS面單原件字跡不清晰。
因EMS面單收件人存頁為復(fù)寫紙頁，如寄件時書寫力度不夠，可能導(dǎo)致EMS收件人存頁面單字跡不清晰。如寄件人、收件人以及郵寄內(nèi)容等事項不清楚，且亦未留存EMS面單首頁復(fù)印件的，對方當(dāng)事人在某些條件下可能對面單和郵寄函件內(nèi)容的關(guān)聯(lián)關(guān)系予以否認(rèn)或徹底否認(rèn)收到EMS郵件的事實。
3、EMS面單原件上無郵寄內(nèi)容說明。
EMS上無郵寄內(nèi)容說明，對方當(dāng)事人可能不予認(rèn)可當(dāng)庭出示的函件內(nèi)容，一般會辯稱收到了空郵件、或收到的內(nèi)容和當(dāng)庭出示的內(nèi)容不一致。另外出現(xiàn)過向法院郵寄EMS后，法院工作人員稱未收到材料的情況。
4、EMS面單原件上郵寄內(nèi)容說明過于普通無特殊性.
例如：函、告知函、情況說明，且沒有函件編號?？赡軐?dǎo)致對方當(dāng)事人不予認(rèn)可當(dāng)庭出示函件的內(nèi)容，并辯稱收到的內(nèi)容和當(dāng)庭出示的內(nèi)容不一致。
5、EMS面單未打印送達(dá)查詢頁。
EMS的文件網(wǎng)頁查詢期限為送達(dá)之日起六個月，書面查詢（須至郵寄地點）日期為送達(dá)之日起一年，一般超過兩年以上的郵件無法查詢。因此應(yīng)當(dāng)在送達(dá)之日起六個月內(nèi)進行查詢。如超過六個月，且對方當(dāng)事人否認(rèn)文件送達(dá)的，則可能存在某些法律行為的后果無法被認(rèn)定的情況。例：本律師在一個標(biāo)的數(shù)千萬的合同履行過程中向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)函，對方當(dāng)事人回函時曾故意將本律師函送達(dá)的日期寫錯，并援引之前發(fā)送的其他律師函，該行為引起本律師相當(dāng)警覺，并在后面的律師函回函中著重予以強調(diào)。
6、EMS郵件被退回，因郵局未出具證明，致使無法查清退回原因。
本律師2016年曾代替當(dāng)事人向西安某法院申請訴訟退費時，郵寄給法院的EMS退費申請單被法院拒收，并被退回。后向相關(guān)部門投訴，相關(guān)部門拒絕承認(rèn)收到過退費申請單，經(jīng)本律師出具EMS郵件退件說明后相關(guān)部門才承認(rèn)相關(guān)事實。
6、其他與之相關(guān)的實踐問題
①在仲裁程序中，因初次提交的EMS證據(jù)形式不完善，仲裁庭以更尊重程序為由，拒絕認(rèn)定補正證據(jù)。（法院基本排除此情形）本律師曾在某仲裁案件中遇到如下情況：因EMS證據(jù)無送達(dá)單證，對方律師當(dāng)庭對該份證據(jù)不予認(rèn)可，我方客戶庭后十日內(nèi)協(xié)調(diào)多方補正完畢，郵寄至仲裁委，但仲裁庭不予二次開庭且不要求對方質(zhì)證，并在最終的裁決書中只字不提該份關(guān)鍵證據(jù)。其給出的理由是，仲裁更遵守程序，過期不候。雖然本案結(jié)果對對方不利，我方亦未再動干戈。但這一過程令本律師印象深刻，當(dāng)細(xì)節(jié)可能成為結(jié)果的理由時，你就應(yīng)當(dāng)加以重視。
②在我國，信件寄遞業(yè)務(wù)由郵政企業(yè)專營，中國郵政是唯一具備寄遞信函資格的主體。如果擅自選擇其他快遞公司（例如順風(fēng)、申通、韻達(dá)等）郵寄可能會使所寄信函的效力受到質(zhì)疑。依據(jù)《郵政法》第五十五條“快遞企業(yè)不得經(jīng)營由郵政企業(yè)專營的信件寄遞業(yè)務(wù)，不得寄遞國家機關(guān)公文”，《郵政法實施細(xì)則》（國務(wù)院令第65號，下稱“郵政細(xì)則”）第四條“未經(jīng)郵政企業(yè)委托，任何單位或者個人不得經(jīng)營信函、明信片或者其他具有信件性質(zhì)的物品的寄遞業(yè)務(wù)，但國務(wù)院另有規(guī)定的除外。信函是指以套封形式傳遞的緘封的信息的載體。其他具有信件性質(zhì)的物品是指以符號、圖象、音響等方式傳遞的信息的載體。具體內(nèi)容由郵電部規(guī)定”，可見，如果擅自選擇其他快遞公司郵寄可能會使所寄信函的效力受到質(zhì)疑。而國家機關(guān)公文不通過EMS形式送達(dá)，亦可能產(chǎn)生違法送達(dá)的法律后果。國家機關(guān)公文：指國家機關(guān)在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成，用以聯(lián)系事務(wù)、指導(dǎo)工作、處理問題的書面材料，是國家機關(guān)依法履行職責(zé)、處理公務(wù)活動的重要工具。《中華人民共和國郵政法》第55條規(guī)定：“快遞企業(yè)不得經(jīng)營由郵政企業(yè)專營的信件寄遞業(yè)務(wù)，不得寄遞國家機關(guān)公文”這是法律的“紅線”！《中華人民共和國郵政法》第72條規(guī)定，“未取得快遞業(yè)務(wù)經(jīng)營許可經(jīng)營快遞業(yè)務(wù)，或者郵政企業(yè)以外的單位或者個人經(jīng)營由郵政企業(yè)專營的信件寄遞業(yè)務(wù)或者寄遞國家機關(guān)公文的，由郵政管理部門或者工商行政管理部門責(zé)令改正，沒收違法所得，并處五萬元以上十萬元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，并處十萬元以上二十萬元以下的罰款；對快遞企業(yè)，還可以責(zé)令停業(yè)整頓直至吊銷其快遞業(yè)務(wù)經(jīng)營許可證。”另外，相關(guān)案例亦有佐證。例如：賈友寶與青島黃島區(qū)政府行政復(fù)議不作為案也確認(rèn)了國家公文通過順豐寄遞違法。青島市黃島區(qū)政府作出的行政的復(fù)議決定書認(rèn)為：“屬于國家機關(guān)公文，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法定要求和法定途徑送達(dá)，但其違背郵政法等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，采用順豐快遞方式送達(dá)政府關(guān)公文，明顯違背了國家法律的禁止性規(guī)定，作為青島市GDP貢獻最高的區(qū)政府，卻知法犯法，帶頭違法，具體行政行為明顯不當(dāng)，故法院同時確認(rèn)其以順豐方式郵寄行政復(fù)議延期通知書和行政復(fù)議決定書的行為違法，亦并無不當(dāng)，依法有據(jù)?！?/span>
③、可能出現(xiàn)部分當(dāng)事人偽造EMS送達(dá)單據(jù)的情況。因送達(dá)單據(jù)系打印頁，且超過六個月無法通過網(wǎng)絡(luò)查詢，因此，本律師在實踐中遇到不少當(dāng)事人通過偽造EMS送達(dá)單據(jù)來達(dá)到訴訟證明目的的情況。一般偽造者在網(wǎng)頁上通過PDF打印機打印一份真實的EMS郵寄送達(dá)單據(jù)，后通過PDF-Word軟件進行轉(zhuǎn)換，并修改單據(jù)內(nèi)容，后進行打印，做到以假亂真。因此，一般法庭會要求提供EMS送達(dá)詳單——即有EMS運送全流程情況的送達(dá)單據(jù)。
當(dāng)然，法律文件EMS郵寄不規(guī)范可能帶來的問題還有很多，通過相應(yīng)的案例，汲取教訓(xùn)，從細(xì)節(jié)做起，把風(fēng)險降到最低。
二、以EMS方式郵寄法律文件的標(biāo)準(zhǔn)流程規(guī)范
1、將EMS郵寄函件正本編號，并在函件正本中注明：本文件一式兩份，一份寄件人存，一份以EMS的方式發(fā)送，且注明函號。
2、填寫EMS面單，必要要素：寄件人姓名、寄件人單位、寄件人聯(lián)系方式、寄件人聯(lián)系地址、收件人姓名、收件人單位、收件人聯(lián)系方式、收件人聯(lián)系地址、內(nèi)件品名（特別重要）。
注：①全部內(nèi)容填寫時應(yīng)工整用力書寫，確保每一聯(lián)內(nèi)容都清晰可見。如郵件被退回，要求郵局出具證明，說明退回原因。
②內(nèi)件品名請注明郵寄文件名稱及主要內(nèi)容。例如：繳費明細(xì)、催繳物業(yè)費通知：請于收到本通知之日起三日內(nèi)繳清物業(yè)費，逾期則一切后果均由您承擔(dān)。
3、將一份函件正本放入EMS文件袋，密封。并將填寫好完整信息的EMS面單粘貼在EMS文件袋上，再用A4紙復(fù)?。‥MS面單+寄件袋）頁。
注：主要防止“收件人存”正本頁不清晰。
4、將EMS面單寄件人存（第三聯(lián)）撕下，粘貼至EMS面單復(fù)印件（第三步措施）后。
5、EMS寄出后六個月以內(nèi)登錄全球郵政特快專遞網(wǎng)站http://www.ems.com.cn/，在郵件查詢一欄輸入運單號和網(wǎng)頁驗證碼，對郵件進行查詢。郵件送達(dá)信息彈出后，下拉顯示詳單，將詳單頁面整個打印。
注：需打印詳單頁而非簡單頁。
6、EMS郵件歸檔（另一份函件正本+EMS面單正本復(fù)印件+EMS面單寄件人存原件+郵件送達(dá)打印頁），郵件被退回的，應(yīng)要求郵局出具證明，說明退回原因，并保留退件原件。
7、建議重要文件均以EMS的方式通過上述手續(xù)發(fā)送。
吳俍君，北京煒衡（上海）律師事務(wù)所，爭端解決部，合伙人律師。
目前服務(wù)的主要客戶為多家央企及世界五百強企業(yè)，并擔(dān)任多個央企子公司、中外合資企業(yè)及金融公司的常年法律顧問。擅長商業(yè)地產(chǎn)開發(fā)及租賃、融資租賃、建設(shè)工程、大宗商品及進出口商品貿(mào)易、合同擔(dān)保及信托等領(lǐng)域的重大、復(fù)雜糾紛處理。
信息來源：彤言法悟
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